LENSFACTORY NV PRIVACYVERKLARING

Laatst gewijzigd op 20/05/2020.

Eerst en vooral zijn we verheugd dat u geïnteresseerd bent in de producten en diensten van LENSFACTORY.

In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop Persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

Het is mogelijk dat wij u vragen om bepaalde Persoonsgegevens met ons te delen, waaronder doch niet beperkt tot uw voornaam, achternaam en e-mailadres (identificatiegegevens). Voor bepaalde specifieke verplichtingen kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens dient te bezorgen, zoals bijvoorbeeld facturatie- of betalingsgegevens.

We verzamelen alleen de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om u te informeren over onze producten en diensten, een overeenkomst met u uit te voeren en om met u in contact te treden.

We baseren ons hiervoor op de verwerkingsgronden van de overeenkomst, de wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang (zie ook artikel 2).

De verwerking van uw Persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring. Voor vragen en/of opmerkingen dient u contact op te nemen met info@lensfactory.be.

Door het verstrekken van uw Persoonsgegevens wordt u geacht het gebruik van uw Persoonsgegevens te hebben erkend in overeenstemming met deze privacyverklaring.

1. Definities

“LENSFACTORY” betekent LENSFACTORY, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 2630 Aartselaar (België), Helststraat 150-159 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0479.079.040.

“Persoonsgegevens” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, waaronder elke informatie valt aan de hand waarvan een natuurlijke persoon (ook wel de “betrokkene” of “datasubject”) wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd.

“Verantwoordelijke” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. LENSFACTORY zal gekwalificeerd worden als de Verantwoordelijke die de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van Persoonsgegevens.

“Verbonden Vennootschap” betekent een vennootschap waarmee LENSFACTORY verbonden is, zoals bijvoorbeeld haar zuster- of dochtervennootschappen, voor zover ze aan de voorwaarden van een “verbonden vennootschap” zoals bepaald in artikel 1:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voldoet.

“Verwerker” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, die Persoonsgegevens verwerkt namens/in opdracht van de Verantwoordelijke.

“Website” betekent de website van LENSFACTORY: www.lensonweb.be.

2. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer en de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie.De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst en/of het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld in het kader van de antiwitwaswetgeving) en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing).

Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing).

Gegevens van personeel

Wij verwerken de Persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie.

Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook Persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. Dit gebeurt via diverse kanalen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of de uitvoering van een overeenkomst.

Heel concreet kunnen we de Persoonsgegevens die we verzamelen, gebruiken voor de volgende doeleinden:

1. om u als gebruiker van de Website te identificeren;

2. om u informatie te bezorgen omtrent onze producten en diensten;

3. om u onze producten en diensten te leveren en eventuele (arbeids)overeenkomsten uit te voeren;

4. om mogelijke klachten of verzoeken te verwerken en te behandelen;

5. om u onze nieuwsbrief te bezorgen indien u zich daarvoor inschrijft;

6. om ons te helpen bij het evalueren, corrigeren of verbeteren van onze diensten;

7. voor direct marketing doeleinden;

8. om interne redenen, waaronder de bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden.

3. De vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens

Telkens wanneer u Persoonsgegevens verstrekt aan ons, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.

We implementeren passende maatregelen en procedures om de Persoonsgegevens die we middels de Website of via elektronische correspondentie verzamelen te beveiligen en te beschermen.

Op deze manier engageren wij ons, voor zover als redelijkerwijs kan worden verwacht, om illegale verwerking van Persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van Persoonsgegevens te voorkomen.

Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen wij evenwel niet garanderen dat uw Persoonsgegevens worden beschermd indien deze gegevens buiten de Website op een onbeveiligde wijze via andere kanalen worden doorgegeven of op een andere manier worden meegedeeld.

Wij trachten de beveiliging van uw Persoonsgegevens te optimaliseren door de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot personen met een “need-to-know”-basis (bijvoorbeeld: alleen LENSFACTORY en haar werknemers, medewerkers of onderaannemers die uw Persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 2 zullen toegang krijgen tot de gegevens).

4. Hoe verzamelen wij uw Persoonsgegevens en hoe lang worden ze bewaard?

Verzamelen van uw Persoonsgegevens

Zonder exhaustief te zijn, verzamelt LENSFACTORY uw Persoonsgegevens in de volgende gevallen:

1. wanneer u een (arbeids)overeenkomst met ons sluit;

2. wanneer u zich inschrijft voor het ontvangen van onze nieuwsbrief;

3. wanneer u een recensie schrijft;

4. indien u een account aanmaakt op de Website;

5. indien u ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert.

Wij kunnen de Persoonsgegevens die u ons verstrekt combineren met informatie die derden aan ons leveren.

Bewaren van uw gegevens

De Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van 7 jaar na de beëindiging van de overeenkomst uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze Persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de Persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Andere gegevens worden niet langer bewaard dan een periode van 2 jaar na de laatste keer dat met u een betekenisvol contact heeft plaatsgevonden, behoudens in geval van een uitdrukkelijke toestemming om deze gegevens langer te mogen bewaren.

Persoonsgegevens van personeel worden verwijderd na een periode van 5 jaar na de beëindiging van de arbeidsrelatie.

5. Doorgifte van Persoonsgegevens

Wij zullen geen Persoonsgegevens overdragen aan derden die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, behoudens naar onderaannemers of medewerkers die de gegevens bewaren op servers in de Verenigde Staten, zich verbonden hebben onder het “Privacy Shield” of volgens de Standaard Contractbepalingen van de Europese Commissie en daarbij een adequaat niveau van beveiliging bieden voor de verwerking van Persoonsgegevens.

Wij zullen voorts geen Persoonsgegevens overdragen aan derden die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden dan met uw toestemming. Deze toestemming is niet vereist indien:

1. de doorgifte noodzakelijk is om Verbonden Vennootschappen, medewerkers, agenten of onderaannemers toe te laten om een dienst te leveren of een taak te volbrengen in opdracht van LENSFACTORY, waaronder doch niet beperkt tot het voorzien van marketingsupport, om marktonderzoek te verrichten of om diensten aan klanten te leveren; of

2. dit wettelijk verplicht is.

Iedere doorgifte van Persoonsgegevens aan een ontvanger zoals hierboven opgesomd is in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.

Wij zorgen ervoor dat er maatregelen worden genomen zodat de ontvangers de Persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor doeleinden anders dan de in artikel 2 limitatief opgesomde doeleinden en dat deze ontvangers voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen ter bescherming van deze gegevens.

Teneinde de beveiliging van de Persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij steeds een verwerkersovereenkomst sluiten met bovengenoemde ontvangers van de Persoonsgegevens, en desgevallend ook Standaard Contractbepalingen zoals voorzien door de Europese Commissie.

Wij zullen alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de werknemers en medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens, deze uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen onder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.

6. Rechten van het datasubject

Op grond van zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens heeft u de hierna beschreven rechten. Indien u van deze rechten gebruik wenst te maken, dient u ons een schriftelijk verzoek te sturen vergezeld van een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart naar info@lensfactory.be.

Wij zullen u binnen een termijn van één (1) maand na ontvangst van het verzoek informeren over de actie die zal worden ondernomen. Deze termijn kan evenwel verlengd worden tot maximaal drie (3) maanden, in welk geval u binnen één (1) maand na het oorspronkelijke verzoek over de redenen van deze vertraging wordt geïnformeerd.

Het recht op toegang tot Persoonsgegevens

U heeft het recht om ons op te dragen alle Persoonsgegevens te verstrekken die wij over u bewaren, op voorwaarde dat de rechten van andere betrokkenen niet worden aangetast.

Het recht op rectificatie van de Persoonsgegevens

Wij vragen u vriendelijk om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens in onze database zo juist en volledig mogelijk zijn. Indien u van mening bent dat de aan ons verstrekte gegevens onjuist of onvolledig zijn, wordt u verzocht ons hiervan op de hoogte te brengen zoals hierboven beschreven. Wij zullen uw Persoonsgegevens alsdan zo snel als mogelijk verbeteren of aanvullen.

Het recht om Persoonsgegevens te wissen

U heeft het recht om uw Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen in volgende gevallen:

1. indien het niet langer noodzakelijk is om de Persoonsgegevens te bewaren met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;

2. in geval van intrekking van de toestemming voor op toestemming gebaseerde verwerking;

3. indien de verwerking bedoeld is voor direct marketing; en

4. indien de Persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt.

Er zijn echter bepaalde algemene uitsluitingen op het recht om te wissen. Die algemene uitsluitingen omvatten de gevallen waar verwerking noodzakelijk is:

1. voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;

2. voor het naleven van een wettelijke verplichting; of

3. voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Het recht om de verwerking van Persoonsgegevens te beperken

In de volgende gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken:

1. voor het betwisten van de juistheid van uw Persoonsgegevens;

2. wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de Persoonsgegevens worden gewist; of

3. indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Indien de verwerking op basis hiervan wordt beperkt, kunnen we uw Persoonsgegevens blijven opslaan. We zullen de gegevens echter slechts verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of voor redenen van wezenlijk openbaar belang.

Het recht op bezwaar

U heeft het recht om zich te verzetten tegen onze verwerking van uw Persoonsgegevens.

Het recht op gegevensoverdracht (“data portability”)

Indien u gebruik wenst te maken van uw recht op gegevensoverdracht, zullen wij de Persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm doorgeven aan een gegevensverantwoordelijke van uw keuze.

Het recht om toestemming in te trekken

In de mate dat de wettelijke basis voor onze verwerking van uw Persoonsgegevens uw toestemming is, heeft u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Deze intrekking heeft evenwel geen invloed op het rechtmatig karakter van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking.

Het recht om te klagen bij een toezichthoudende autoriteit

U kan te allen tijde contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of door een schriftelijke aanvraag te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35.

7. Verwijzing naar derde partijen

Het is mogelijk dat de Website links bevat naar andere websites die niet door ons worden beheerd, zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de verwijzingen uitsluitend leiden naar websites die overeenstemmende veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen hebben, zijn wij in geen geval verantwoordelijk voor de bescherming en geheimhouding van Persoonsgegevens, waaronder de gegevens die u verstrekt op andere websites nadat u de Website heeft verlaten.

Wij benadrukken om zorgvuldig te werk te gaan en de privacyverklaring die van toepassing is op de betreffende website steeds te raadplegen alvorens Persoonsgegevens te verstrekken op andere websites.

8. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om onderhavige privacyverklaring te allen tijde te wijzigen door een nieuwe versie te publiceren op onze Website.

Wij raden aan om de Website op regelmatige basis te raadplegen teneinde te verifiëren of u akkoord gaat met eventuele doorgevoerde wijzigingen aan deze privacyverklaring.

U zal in ieder geval per e-mail op de hoogte worden gebracht van enige wijziging aan deze privacyverklaring.

9. Cookies

LENSFACTORY maakt gebruik van “cookies” telkens wanneer u gebruik maakt van de Website. Een “cookie” is informatie die via de server naar uw toestel wordt verzonden en wordt opgeslagen op de harde schijf van het toestel. Cookies helpen LENSFACTORY om uw toestel te herkennen wanneer u de Website gebruikt. Op die manier wordt LENSFACTORY in staat gesteld om de verwerking gebruiksvriendelijker te maken en u een gepersonaliseerde service te bieden.

Voor meer informatie verwijzen wij naar onze uitgebreide cookieverklaring, die u kan vinden op onze Website.

***